Como consultor en desarrollo empresarial, he tenido contacto con múltiples empresas durante su transición, de negocio familiar o artesanal a una empresa formal. Este cambio es un proceso complejo y emocionante, lleno de oportunidades y desafíos. Para muchos dueños de negocios, especialmente para aquellos que han crecido viendo el negocio como una extensión de su familia, la formalización del negocio puede ser una idea tanto fascinante como intimidante.

A lo largo de este tiempo he identificado ciertos pasos necesarios para llevar a cabo esta transformación, los cuales ayudan a los dueños a enfrentar y superar los retos para construir una organización sólida y preparada para el crecimiento a largo plazo.

1. La Decisión de Formalizar: Más que un Cambio Administrativo

El primer paso en este proceso es la decisión de formalizar. En muchos casos, los dueños de negocios familiares han operado durante años con éxito, utilizando prácticas y estructuras que han funcionado para su tamaño y contexto. Sin embargo, llega un punto en el que el crecimiento y la sostenibilidad del negocio requieren un cambio hacia prácticas más profesionales y estructuradas. La formalización de una empresa no solo implica cumplir con requisitos legales o fiscales, sino establecer sistemas que le permitan operar de forma eficiente, replicable y escalable.

En ocasiones esta transición surge de la necesidad de competir en un mercado cada vez más exigente, donde los clientes esperan mejor precio, servicio, atención, calidad y responsabilidad. Sin embargo existe otra motivación, y es la necesidad de atraer o desarrollar el talento humano, para asegurar la continuidad del negocio para las próximas generaciones, o bien un tercer caso, que es el simple el deseo de crecer y maximizar el potencial de la empresa.

Este primer paso requiere una mentalidad abierta y la disposición de los dueños para aprender y adoptar nuevas formas de hacer negocios, y en su caso soltar el control de las cosas.

2. Establecimiento de Procesos y Estructuras Formales

Toda transición a una empresa formal implica la creación de procesos y estructuras que antes no existían o eran informales. En una empresa familiar, la comunicación suele ser directa y personal, las decisiones se toman de manera intuitiva, y los roles de los miembros de la familia pueden ser ambiguos y flexibles. Sin embargo, para convertirse en una empresa formal, es fundamental establecer una estructura organizacional clara, con roles y responsabilidades definidos para cada persona, independientemente de su relación familiar.

Esto también implica desarrollar políticas y procedimientos claros en áreas clave como recursos humanos, finanzas y operaciones. Por ejemplo, es crucial establecer un proceso formal de contratación y capacitación, un tabulador con una política de remuneración justa y transparente, y un sistema de control financiero que permita una adecuada gestión del flujo de caja, los ingresos y los gastos.

Estos cambios pueden ser desafiantes para los dueños, especialmente cuando han operado con un enfoque de "hacerlo todo" y mantener el control en sus manos. Sin embargo, la implementación de estos sistemas es esencial para reducir la dependencia en las personas y permitir que la empresa funcione de manera eficiente y autónoma.

En este paso es crucial la paciecia y el compromiso de los propietarios para aceptar el cambio, generalmente es como la “zona de muerte” en el proceso, ya que muchas veces los participantes se frustran por no ver resultados mágicos y se enfocan en abortar el proceso.

3. La Profesionalización del Equipo de Trabajo

Uno de los aspectos más delicados de la formalización es la profesionalización del equipo. En una empresa familiar, es común que los familiares ocupen cargos clave independientemente de su experiencia o formación, y que las decisiones importantes se tomen en un círculo cerrado. Sin embargo, para avanzar hacia una organización formal, es fundamental atraer y retener talento profesional que aporte habilidades y conocimientos especializados al negocio.

Este paso implica un cambio en la mentalidad de los dueños, quienes deben aprender a delegar responsabilidades y confiar en expertos externos a la familia. La inclusión de talento externo puede generar tensiones, ya que puede ser percibida como una amenaza o una pérdida de control por parte de los miembros de la familia. No obstante, esta profesionalización es esencial para asegurar el crecimiento de la empresa y su adaptación a un entorno cada vez más competitivo.

Como consultor, recomiendo a los dueños de empresas familiares establecer un equilibrio entre la participación de la familia y la incorporación de profesionales externos. Esto puede incluir la creación de un consejo de administración que integre tanto a familiares como a asesores externos, con el objetivo de tomar decisiones estratégicas basadas en datos y análisis en lugar de en intuiciones o relaciones personales.

4. Formalización de la Cultura Empresarial

Un aspecto crucial de la formalización es la consolidación de una cultura organizacional que trascienda a la familia. Las empresas familiares suelen tener valores y normas no escritas que guían su forma de operar, a veces estan impuestas por el líder de la familia, pero pueden ser difíciles de entender para quienes no forman parte del núcleo familiar. La formalización implica definir estos valores y plasmarlos en una misión, visión y valores que sean comprensibles y aplicables para todos los empleados, de esa forma se logra la alineación.

Este proceso puede generar resistencia, ya que para muchos dueños de empresas familiares, la cultura es algo que se ha transmitido de generación en generación de manera natural. Sin embargo, para atraer y retener talento externo y crear un ambiente de trabajo inclusivo, es necesario que la cultura organizacional sea clara y accesible para todos. Esto puede lograrse mediante la creación de un código de ética, la implementación de programas de capacitación y el establecimiento de políticas que reflejen los valores de la empresa.

5. Retos Emocionales y la Resistencia al Cambio

El proceso de formalización también presenta retos emocionales significativos para los dueños y miembros de la familia. Para muchos, la empresa no es solo un negocio, sino un legado familiar con una profunda carga emocional. La idea de ceder el control, de delegar responsabilidades y de tomar decisiones basadas en datos en lugar de en la intuición puede ser abrumadora. Además, la inclusión de personas ajenas a la familia en la toma de decisiones estratégicas puede ser percibida como una amenaza al legado familiar.

Para superar esta resistencia al cambio, es fundamental que los dueños entiendan que la formalización no implica perder el control, sino fortalecer la empresa para asegurar su continuidad y crecimiento. La contratación de un consultor externo puede ser de gran ayuda en este proceso, ya que aporta una perspectiva objetiva y puede facilitar la implementación de cambios de manera gradual y estructurada.

6. Planificación de la Sucesión y Continuidad del Negocio

Una parte esencial de la formalización de una empresa familiar es la planificación de la sucesión. Muchas empresas familiares no sobreviven a la segunda o tercera generación debido a la falta de un plan claro de sucesión. La formalización brinda la oportunidad de establecer un plan de sucesión que garantice la continuidad del negocio en manos de las próximas generaciones o de un equipo de gestión profesional.

Este proceso implica identificar y formar a los posibles sucesores, ya sean miembros de la familia o profesionales externos, y establecer un marco de gobernanza que asegure una transición ordenada. La planificación de la sucesión también ayuda a reducir los conflictos familiares, ya que establece criterios objetivos para la asignación de roles y responsabilidades.

Podemos concluir que la transición de una empresa familiar o artesanal a una empresa formal es un proceso desafiante, pero necesario para asegurar su sostenibilidad y crecimiento en el largo plazo.

La formalización implica cambios profundos en la estructura, los procesos y la cultura de la empresa, así como en la mentalidad de los dueños y la familia. Este proceso requiere paciencia, compromiso y, en muchos casos, el apoyo de un consultor externo que facilite la implementación de cambios de manera estructurada.

A pesar de los retos emocionales y la resistencia al cambio, la formalización ofrece grandes beneficios para la empresa y su legado familiar. Al adoptar una estructura profesional y sistemas eficientes, la empresa estará mejor preparada para enfrentar los desafíos del mercado y para asegurar su éxito y continuidad, de una manera rentable y eficiente.

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